Site Web et RGPD: ce qu'il faut savoir

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une législation européenne entrée en vigueur en mai 2018, qui a révolutionné la manière dont les entreprises collectent, stockent et utilisent les données personnelles des utilisateurs. Que vous soyez un petit cabinet ou un grand cabinet, si votre site web traite des données personnelles de résidents européens, vous devez vous conformer au RGPD. Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir pour rendre votre site web conforme à ce règlement.

I. Qu’est-ce que le RGPD ?

A. La définition du RGPD

Le RGPD est un cadre légal qui vise à protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Il s’applique à toute organisation qui collecte ou traite ces données, qu’elle soit basée dans l’UE ou non. L’objectif principal est de renforcer les droits des utilisateurs et de leur redonner le contrôle sur leurs informations personnelles.

B. Les entreprises concernées par le RGPD

Toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité, sont concernées par le RGPD ; dès lors qu’elles manipulent des données personnelles de résidents européens. Cela inclut aussi bien les cabinet d’avocats et d’expertise comptable, que les multinationales, les PME, les start-ups, et même les organisations à but non lucratif.

C. Les sites web qui doivent se conformer au RGPD

Tout site web collectant des données personnelles (via des formulaires de contact, des cookies, des inscriptions à des newsletters, etc.) doit se conformer au RGPD. Cela inclut les sites des cabinets d’avocats et d’expertise comptable, les sites e-commerce, les blogs professionnels, les plateformes de services et même les sites institutionnels.

D. Les délais pour se conformer au RGPD

Le RGPD est en vigueur depuis le 25 mai 2018. Les entreprises et les cabinets qui ne se sont pas encore conformées doivent le faire le plus rapidement possible, sous peine de lourdes sanctions. Il n’y a pas de délais spécifiques pour chaque cabinet, mais plus vous tardez, plus le risque de pénalités est grand. Sachant que des exigences particulières incombent aux cabinets d’avocat et d’expertise comptable.

Pour en savoir plus sur les règles RGPD spécifiquement applicables aux avocats et experts comptable, vous pouvez consulter notre Blog, ou prendre RDV avec un de nos experts RGPD, ici.

II. Comment rendre votre site internet conforme au RGPD ?

A. Les obligations pour se conformer au RGPD

Pour se conformer au RGPD, un site web doit respecter plusieurs principes : obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter leurs données, permettre à ces derniers de gérer leurs préférences (accès, modification, suppression des données), et garantir la sécurité des informations collectées.

B. Les données personnelles collectées sur votre site

Les données personnelles, clairement définies par la CNIL, incluent toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement. Cela peut être un nom, une adresse email, un numéro de téléphone ou une adresse IP. Chaque donnée collectée doit être justifiée par un besoin précis et un consentement explicite.

C. Les données personnelles dites sensibles

Certaines données sont qualifiées de “sensibles”, comme celles relatives à l’origine ethnique, aux convictions religieuses, ou aux informations médicales. Leur collecte est soumise à des conditions encore plus strictes, et il est nécessaire d’obtenir un consentement explicite et renforcé avant tout traitement.

Pour en savoir plus sur le traitement des données sensibles, consulter notre Blog.

D. La politique de confidentialité des données

Une politique de confidentialité claire et accessible doit être mise en place sur chaque site web. Elle doit expliquer de manière simple quelles données sont collectées, pourquoi, comment elles sont stockées, et comment les utilisateurs peuvent exercer leurs droits.

Nous mettons à votre disposition un modèle de RGPD dans notre Boutique en ligne ici.

III. Quelles sont les étapes pour rendre un site en conformité RGPD ?

Les étapes pour rendre un site conforme au RGPD incluent l’audit des données collectées, la mise à jour des politiques de confidentialité, l’intégration de mécanismes de consentement pour les cookies, et la mise en place d’un plan de sécurité pour protéger les données des utilisateurs.

IV. Comment vérifier la conformité d’un site web au RGPD ?

A. Identifier tous les éléments à vérifier

Pour contrôler la conformité du site internet de votre cabinet d’avocat ou d’expertise comptable au RGPD, il conviendrait de vérifier l’ensemble des processus de collecte et de traitement des données, depuis les formulaires jusqu’aux cookies, en passant par les intégrations de services tiers comme les outils d’analyse ou les plateformes publicitaires.

A ce titre, nous vous proposons ci-dessous une liste d’éléments permettant de contrôler efficacement la conformité au RGPD du site web de votre cabinet. En effet, ces points constituent une base solide pour contrôler efficacement la conformité au RGPD de votre site web et éviter des sanctions coûteuses.

Vérification n°1 : Audit des données collectées

Identifier quelles données personnelles sont collectées sur votre site (noms, emails, adresses IP, etc.).
Vérifier pourquoi ces données sont collectées et s’assurer que leur collecte est justifiée.

Vérification n°2 : Consentement explicite

S’assurer que les utilisateurs donnent un consentement explicite avant la collecte de leurs données.
Mettre en place des mécanismes permettant aux utilisateurs d’accepter ou de refuser les cookies.
Fournir une option claire pour révoquer le consentement à tout moment.

Vérification n°3 : Politique de confidentialité

Avoir une politique de confidentialité claire et accessible expliquant comment les données personnelles sont traitées, utilisées, et stockées.
La politique doit informer les utilisateurs de leurs droits (accès, rectification, suppression).

Vérification n°4 : Sécurité des données

Assurer un niveau de sécurité suffisant pour protéger les données personnelles contre les violations (cryptage, pare-feu, contrôle d’accès).
Mettre en place des procédures pour signaler une violation de données à l’autorité compétente et aux utilisateurs concernés sous 72 heures.

Vérification n°5 : Droits des utilisateurs

Garantir que les utilisateurs puissent facilement exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données.
Mettre en place des formulaires ou des mécanismes permettant aux utilisateurs de demander la suppression de leurs données.

Vérification n°6 : Gérer les cookies

Fournir une bannière de consentement aux cookies qui respecte les exigences du RGPD, permettant aux utilisateurs de les accepter ou de les refuser.
Informer les utilisateurs des types de cookies utilisés, leur but et leur durée de stockage.

Vérification n°7 : Contrat avec les sous-traitants

Si des tiers traitent les données personnelles (hébergement, services d’analyse), s’assurer qu’ils respectent également le RGPD.
Signer des accords de traitement des données avec ces sous-traitants, garantissant qu’ils sont conformes aux règles de sécurité et de confidentialité.

Vérification n°8 : Analyse d'impact sur la vie privée (PIA)

Effectuer une analyse d’impact sur la protection des données lorsque des traitements de données sensibles ou à haut risque sont impliqués.

Vérification n°9 : Registre des activités de traitement

Tenir à jour un registre des activités de traitement des données, documentant toutes les opérations liées aux données personnelles.

Vérification n°10 : Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO) :

Si nécessaire, nommer un DPO pour surveiller la conformité et être le point de contact avec les autorités de protection des données.

Vérification n°11 : Régularité des contrôles

Mettre en place des contrôles réguliers pour s’assurer que le site reste conforme à toutes les nouvelles exigences légales et technologiques en matière de RGPD.

Vérification n°12: Formations de votre équipe

Former les employés concernés par le traitement des données personnelles sur les bonnes pratiques du RGPD et la gestion des violations de données.
Confiez-nous la formation de votre équipe. Nous vous proposons des formations RGPD adaptées aux cabinets d’avocats et d’expertise comptable. Vous pouvez les découvrir sur notre site, ici

B. Élaborer une check-list RGPD pour votre site web

Une bonne pratique consiste à créer une check-list RGPD pour votre site web. Voici quelques points essentiels à inclure : l’obtention de consentements, la mise en place d’un bouton pour refuser les cookies, la sécurité des données et l’existence d’une politique de confidentialité transparente.

Si vous souhaitez mettre en place une check lit RGPD pour le site internet de votre cabinet, consultez notre prochain article sur l’audit conformité RGPD qui sera bientôt disponible sur notre Blog, ici.

C. Planifier la régularisation des anomalies relevées

Après l’audit, si des non-conformités sont détectées, il est crucial de planifier leur régularisation. Cela peut inclure des modifications techniques sur votre site, la réécriture des politiques de confidentialité, ou la mise en place d’outils de gestion des consentements.

V. Comment démontrer la conformité d’un site web au RGPD ?

Pour prouver votre conformité, vous devez être capable de fournir des preuves, telles que des journaux de consentement, des politiques de sécurité, et des contrats avec des sous-traitants de données. En cas d’audit ou de plainte, ces éléments vous protégeront d’éventuelles sanctions.

VII. Comment bien rédiger votre politique de confidentialité ?

Votre politique de confidentialité doit être claire, concise et facilement compréhensible. Elle doit préciser quelles données sont collectées, pour quelles raisons, qui y a accès, combien de temps elles sont conservées et comment les utilisateurs peuvent exercer leurs droits (accès, rectification, suppression).

VIII. Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité du site web au RGPD ?

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières considérables pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu. De plus, la réputation de l’entreprise peut être gravement endommagée, ce qui peut affecter la confiance des utilisateurs et partenaires.

Conclusion

Se conformer au RGPD est essentiel pour garantir la protection des données personnelles et éviter de lourdes sanctions. Bien que cela puisse sembler complexe au premier abord, il s’agit d’une démarche bénéfique à long terme, car elle permet d’améliorer la confiance des utilisateurs et de garantir un traitement éthique des données. Assurez-vous que votre site web respecte ces obligations légales en suivant les étapes mentionnées et en restant vigilant sur les mises à jour réglementaires.

Panier

Site Web et RGPD: ce qu’il faut savoir