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Protection des données dans les cabinets d’avocats : ce que vous devez savoir
La protection des données désigne l’ensemble des dispositifs juridiques destinés à sécuriser les informations sensibles, personnelles ou confidentielles contre l’accès non autorisé, la divulgation, la destruction, la modification ou tout autre type de traitement inapproprié.
En effet, la protection des données, notamment des données personnelles consiste à mettre en place des mesures juridiques visant à garantir la sécurité et la confidentialité des informations collectées, traitées et stockées par des entreprises, des organisations à but non lucratif, des associations, ou encore des cabinets, tels que les cabinets d’avocats.
Cet article traite justement de la question de la protection des données dans les cabinets d’avocats. Pour les avocats, il s’agit non seulement d’une obligation éthique, mais aussi d’une obligation légale, encadrée par des lois et des réglementations spécifiques, lesquelles sont aussi bien nationales, qu’européennes.
I. Pourquoi la protection des données dans les cabinets d’avocats représente-t-elle un enjeu majeur ?
La protection des données dans les cabinets d’avocats est essentielle car un cabinet d’avocat est amené à traiter deux principaux types d’informations confidentielles : celles afférentes à leurs clients ; mais aussi celles relatives à leurs employés.
A. Les enjeux liés à la protection des données des employés des cabinets d’avocats
En tant qu’employeur, les cabinets d’avocats doivent nécessairement veiller à la protection des données personnelles de leurs employés. S’agissant de ces derniers, la protection des données dans les cabinets d’avocats suppose la collecte des informations liées à la gestion des ressources humaines : identité, état civil, numéro de sécurité social, rémunération, etc.
En pratique, la collecte des informations confidentielles des salariés présente trois principaux enjeux pour les cabinets d’avocats.
Enjeu n°1 : Le respect de la législation en vigueur en matière de protection des données des employés
De nombreux pays, dont la France ont mis en place des lois sur la protection des données personnelles qui exigent que les employeurs protègent les informations personnelles de leurs employés. C’est ainsi par exemple que l’article L1222-4 du Code du travail dispose que : « Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ».
Un texte conforme à la Loi Informatique et Libertés, laquelle a été modifiée en 2019 pour s’aligner sur les dispositions européennes, s’agissant du Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui impose des obligations strictes en matière de protection des données.
Enjeu n° 2 : Le maintien d’une relation de confiance entre le cabinet d’avocat et ses employés
En travaillant pour votre cabinet d’avocat, vos employés s’attendent à ce que vous garantissiez la protection de leurs données personnelles, ainsi que le respect de leur vie privée. Aussi, la divulgation des leurs informations confidentielles, telles que leur identité, leurs numéros de sécurité sociale ou leurs informations financières serait problématique, surtout si elles sont utilisées à des fins frauduleuses ou abusives (par exemple un vol d’identité).
Des situations qui pourraient malheureusement entraîner une perte de motivation, et surtout une perte de confiance des employés, impactant ainsi les relations entre le salarié et le cabinet d’avocat.
Des situations qui auraient certainement un impact négatif sur l’image et la réputation de votre cabinet.
Enjeu n°3 : La gestion de la « marque employeur » du cabinet d’avocat
S’agissant des employés du cabinet d’avocat, outre cet enjeu qui a essentiellement une portée légale, on note que la question de la protection des données dans les cabinets d’avocats se pose aussi en termes d’image et de réputation. Pensez-vous que des salariés feraient confiance à un cabinet d’avocat qui ne protègerait pas leurs données personnelles ?
Au demeurant quelle image votre cabinet d’avocat veut-il véhiculer auprès de ses salariés ?
Une question que se pose très peu de cabinets d’avocats, alors même qu’il est indispensable de soigner votre « marque employeur » si vous voulez attirer des juristes et des avocats talentueux dans un environnement du travail ultra-compétitif.
Pour en savoir plus sur la gestion de votre marque employeur, consultez notre prochain article sur ce sujet, ici.
B. Les enjeux liés à la protection des données des clients des cabinets d’avocats
Dans le cadre de l’exercice de leur profession, les avocats traitent également des informations sensibles et confidentielles concernant leurs clients. Il peut s’agir de tous types d’informations confidentielles : de l’identité du client, en passant par des informations relatives à sa vie privée, à sa situation familiale, à ses finances ou encore à sa situation professionnelle.
Moult informations confidentielles qui traduisent également l’importance de la question de la protection des données dans les cabinets d’avocats. Une question cruciale qui présente un certain nombre d’enjeux pour les cabinets d’avocats.
Enjeu n°1 : Le respect du secret professionnel à l’égard des clients du cabinet d’avocat
Dans le cadre de l’exécution de leur profession, les avocats sont tenus de respecter le principe du secret professionnel posé par l’article 4 du Code de déontologie des avocats, lequel dispose en son alinéa 2 : « Le secret professionnel de l’avocat est d’ordre public, absolu, général et illimité dans le temps ».
En marge de ces règlementations éthiques et professionnelles, les avocats doivent aussi respecter les textes en vigueur en matière de protection des données personnelles, dont la Loi Informatique et Libertés et le RGPD précités.
Dès lors en matière de protection des données dans les cabinets d’avocats, chaque avocat doit nécessairement tenir compte des dispositions légales et éthiques en vigueur. Pour en savoir plus sur les obligations légales et éthiques des avocats en matière de protection des données, nous vous invitons à consulter notre prochain article sur ce sujet, ici.
Enjeu n°2 : La protection de la réputation du cabinet d’avocat
Pour protéger leur réputation, les avocats doivent également veiller au respect du principe du secret professionnel suscité. C’est ainsi qu’il est important pour chaque avocat d’être intègre et de maintenir une relation de confiance avec leurs clients, conformément à l’article 3 du Code de déontologie des avocats suscité.
Or, la perte ou la divulgation non autorisée de données liées à des affaires en cours peut compromettre le résultat du litige et nuire aux intérêts de vos clients. De sorte que tout incident de violation de données peut compromettre la réputation d’un avocat, entraînant une perte de confiance de la part des clients actuels et potentiels.
Si ce constat est avéré s’agissant de la gestion des litiges, il l’est tout autant en matière contractuelle. En effet, les avocats étant souvent impliqués dans des négociations et des transactions sensibles, la divulgation non autorisée d’informations confidentielles peut compromettre ces processus et entraîner des conséquences financières et juridiques importantes, portant ainsi atteinte à la réputation du cabinet d’avocat.
Pour protéger la réputation de votre cabinet, et éviter de vous retrouver dans de telles situations, confiez-nous la formation de vos équipes, ici.
Enjeu n°3 : L’anticipation des risques en matière de cybersécurité
La protection des données de vos clients présente également un enjeu en matière de gestion des risques sécuritaires potentiels. Pour éviter toute divulgation malencontreuse des données de vos clients, vous devez impérativement mettre en place des mécanismes pour les atténuer, dont des procédés en matière de cybersécurité.
II. Comment mettre en œuvre la protection des données dans les cabinets d’avocats ?
Après avoir évoqué les principaux enjeux liés à la protection de données dans les cabinets d’avocats, il conviendrait à présent d’envisager les solutions qui peuvent être mise en œuvre pour garantir la protection des données de vos clients et de vos salariés.
A. La protection des données dans les cabinets d’avocats : le cas des employés
Comme nous l’avons précédemment vu, la protection des données dans les cabinets d’avocats suppose d’abord la protection des données des salariés dudit cabinet.
Pour protéger les données personnelles de vos employés, vous pouvez envisager de mettre en place un certain nombre de mesures de sécurité telles que :
- la mise en place de politiques de confidentialité et de sécurité des données au sein du cabinet d’avocat, laquelle peut prendre la forme d’une charte annexée, le cas échéant, à votre règlement intérieur ;
- la limitation de l’accès aux données à certains membre du personnel;
- le chiffrement des informations sensibles ;
- la mise à jour régulière des pratique de sécurité pour faire face aux menaces émergentes en matière de cybersécurité et de protection des données.
- Et surtout, la formation des employés, notamment ceux en charge de la gestion du personnel. Une formation sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données.
Dans le cadre de nos Formations Accueil de nouvelles recrues au sein de votre cabinet, et de nos Formations Métiers, nous abordons les problématiques afférentes à la protection des données, et aux mesures de cybersécurité y relatives. Concrètement, nous formons vos équipes sur les meilleures pratiques de confidentialité et de sécurité des données, y compris comment reconnaître et gérer les tentatives de phishing et autres menaces.
B. La protection des données dans les cabinets d’avocats : le cas des clients
Outre la formation des employés qui est également essentielle pour garantir la protection des données des clients, et donc le respect du secret professionnel, le cabinet d’avocat a aussi intérêt à mettre en œuvre d’autres mesures pour renforcer la protection des données de ses clients.
S’agissant particulièrement des clients, pour assurer la protection des données dans les cabinets d’avocats, les principales mesures envisageables sont définies ci-dessous.
Mesure n°1 : Le renforcement de la sécurité informatique
Dans la mesure où vous utilisez des systèmes informatiques pour stocker des données de vos clients, il conviendrait de les sécuriser contre les cyberattaques, les logiciels malveillants et les fuites de données. En pratique, cela suppose notamment l’utilisation de pare-feu, d’antivirus, et de cryptage des données.
Mesure n°2 : La gestion des accès aux données des clients
Dans le cadre de la protection des données dans les cabinets d’avocats, il est primordial de contrôler l’accès aux différentes données. Il serait alors possible : d’une part, d’accorder des permissions en fonction des besoins et des rôles ; et d’autre part, de restreindre l’accès aux informations sensibles.
Mesure n°3 : La gestion des partenaires et des sous-traitants
Afin d’assurer la protection des données dans les cabinets d’avocats, il conviendrait également de sélectionner soigneusement vos partenaires ou sous-traitants, et surtout de vous assurer qu’ils respectent également des normes strictes en matière de protection des données.
Mesure n°4 : La conservation et la destruction des données des clients
Pour garantir la protection des données dans un cabinet d’avocat, vous devez conserver lesdites données de manière sécurisée et pendant le temps nécessaire, et ce, dans la mesure où le RGPD pose le principe d’une durée de conservation limitée des données des clients par les avocats. Dès lors, et à l’expiration du délai imparti, les données doivent être détruites de manière sécurisée pour éviter toute récupération non autorisée.
Pour en savoir plus sur l’application du RGPD dans les cabinets d’avocats, vous pouvez lire notre prochain article sur le sujet ici, ou suivre notre formation y relative.
En résumé, il conviendrait de retenir que la protection des données dans les cabinets d’avocats est cruciale pour maintenir la confiance des clients, se conformer à la législation et protéger l’intégrité et la réputation du cabinet.