Legal Memory Check Essential

THE CASE

HELIOS MEDICAL AFRICA

 

🟠 LA SITUATION

Helios Medical Africa est un groupe spécialisé dans les services et équipements de santé, présent dans plusieurs pays africains.

Le groupe s’est développé par croissance interne et par l’intégration de plusieurs entités locales.

Au fil des années, ses documents juridiques ont été conservés par différents interlocuteurs : direction, équipes administratives, responsables locaux, juristes et cabinets externes.

Le groupe dispose aujourd’hui de nombreux dossiers physiques et numériques.

Mais aucune personne ne peut présenter rapidement une vision complète de ce qui est effectivement disponible.

🟠 LE DÉCLENCHEUR

À l’occasion d’un projet de réorganisation d’une de ses filiales, la direction demande plusieurs documents historiques.

Les équipes retrouvent certains statuts, procès-verbaux et actes.

Mais plusieurs questions apparaissent :

Où est le dernier document disponible ?

Avons-nous toutes les décisions importantes ?

Certaines archives sont-elles conservées ailleurs ?

Quels documents devons-nous encore rechercher ?

La direction ne souhaite pas immédiatement engager une reconstruction complète.

Elle veut d’abord savoir : « De quoi disposons-nous réellement ? »

🟠 LE PROBLÈME

Helios Medical Africa découvre que son problème n’est pas nécessairement l’absence de documents.

Il s’agit d’abord d’un manque de visibilité sur l’existant.

➡️ Certains documents sont facilement accessibles.
D’autres sont dispersés.
➡️ Certains sont connus mais non localisés précisément.
D’autres ne sont pas retrouvés.

Avant d’engager une démarche plus importante, la direction souhaite donc établir un premier état clair de sa mémoire juridique.

THE LEGAL MEMORY PRINCIPLE

Avant de reconstruire, il faut savoir ce qui existe.

La première étape de la traçabilité consiste à obtenir une vision structurée de l’existant.

Le Legal Memory Check permet notamment de distinguer :

AVAILABLE: Les documents identifiés comme disponibles.

NOT FOUND: Les éléments recherchés mais non retrouvés dans le périmètre examiné.

UNCLEAR: Les situations qui nécessitent une vérification ou une clarification.

POINTS OF ATTENTION: Les principaux sujets nécessitant une attention particulière.

 

THE VAY RESPONSE

LEGAL MEMORY CHECK

Pour Helios Medical Africa, VAY réalise une vérification ciblée du périmètre documentaire défini avec l’entreprise.

L’objectif est d’établir à distance une première cartographie de la documentation juridique de l’entreprise, identifier les documents déclarés comme disponibles ou non retrouvés et faire ressortir les principaux points d’attention.

01 — DECLARE
L’entreprise renseigne son état documentaire à partir d’un questionnaire structuré et transmet les documents qu’elle souhaite soumettre au Check.

02 — REVIEW
VAY examine les informations déclarées et les documents effectivement transmis dans le cadre du Check.

03 — CLASSIFY
Les éléments sont classés selon leur statut documentaire : disponibles, non retrouvés, incomplets, à confirmer ou nécessitant une clarification.

04 — FLAG
Les principales anomalies, incohérences, lacunes documentaires et zones d’attention sont signalées.

05 — REPORT
VAY remet une synthèse structurée permettant à l’entreprise de visualiser l’état de sa Legal Memory et les premières actions à envisager.

 

WHAT IS CHECKED?

Selon le périmètre convenu, le Check peut notamment porter sur :

CORPORATE DOCUMENTS

Statuts, actes sociaux et principaux documents liés à la vie juridique de l’entreprise.

CORPORATE RECORDS

Registres, procès-verbaux, décisions et documents des organes sociaux.

LEGAL DOCUMENTS

Certains contrats, actes ou autres documents juridiques expressément inclus dans le périmètre.

LEGAL HISTORY

Documents ou éléments permettant de retrouver certaines étapes importantes de l’histoire juridique de l’organisation.

L’objectif est de savoir ce qui est disponible, ce qui n’est pas retrouvé et ce qui mérite une recherche complémentaire, plutôt que d’analyser en profondeur chaque document.

WHAT HELIOS MEDICAL AFRICA RECEIVES

À l’issue du Check, l’entreprise dispose notamment d’une vision structurée :

DOCUMENTS IDENTIFIED: Les documents effectivement identifiés.

ELEMENTS NOT FOUND: Les documents ou informations recherchés mais non retrouvés.

POINTS TO CLARIFY: Les situations nécessitant une vérification complémentaire.

POINTS OF ATTENTION: Les principales observations qui ressortent du périmètre examiné.

NEXT PRIORITIES: Lorsque pertinent, les premiers éléments à rechercher, compléter ou approfondir.

WHAT IT ENABLES

Know what you have before you act.

Pour Helios Medical Africa, le Check permet notamment de :

Gagner en visibilité
La direction dispose enfin d’une première vision structurée de l’existant.

Éviter les recherches inutiles
Les documents déjà identifiés sont distingués des éléments réellement non retrouvés.

Repérer les premières lacunes
Les zones documentaires nécessitant une attention peuvent être rapidement identifiées.

Préparer une opération
Le Check peut être réalisé avant une réorganisation, un financement, une acquisition ou tout autre projet nécessitant certains documents historiques.

Décider de la suite
L’entreprise peut déterminer si un Diagnostic ou un projet plus complet est réellement nécessaire.

THE CASE, RESOLVED

Helios Medical Africa passe de « nous pensons avoir les documents » à « nous savons ce qui a été retrouvé ».

Avant le Check :

« Nos documents sont répartis entre plusieurs personnes et nous ne savons pas exactement ce qui est disponible. »

Après le Check :

« Nous savons quels documents ont été identifiés, quels éléments ne sont pas retrouvés et quels sujets nécessitent une attention complémentaire. »

Le résultat recherché est donc d’abord la visibilité sur l’existant.

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION IF…

Vous souhaitez analyser en profondeur les lacunes, ruptures et difficultés de traçabilité
→ Legal Memory Diagnostic

Vous souhaitez construire une architecture permanente permettant d’identifier, organiser, retracer et retrouver l’information
→ Legal Memory System

Vous souhaitez évaluer les conditions de conservation, d’archivage et de protection
→ Legal Memory Security Diagnostic

Vous souhaitez mettre en place une architecture durable de protection
→ Legal Memory Security System

Vous devez préserver la disponibilité de la mémoire juridique lors d’une transition ou d’une situation critique
→ Legal Memory Continuity

WHAT ELSE COULD MATTER?

LEGAL MEMORY 

Pour comprendre les lacunes et difficultés de traçabilité de manière plus approfondie.

LEGAL MEMORY SYSTEM

Pour construire l’architecture durable de traçabilité et d’accessibilité.

LEGAL MEMORY SECURITY

Pour préserver et protéger les documents et informations essentiels.

LEGAL MEMORY CONTINUITY

Pour maintenir la disponibilité de la mémoire juridique malgré les changements ou situations critiques.

 

🟧 INVESTISSEMENT

Le Legal Memory Check Essential constitue une première intervention dédiée à la traçabilité de la mémoire juridique de votre entreprise.

À distance, VAY analyse les informations déclarées et les documents communiqués afin d’établir une vision structurée de la documentation disponible, des éléments non retrouvés et des principaux points nécessitant une attention particulière.

290 € 

Ce montant comprend l’examen de jusqu’à 25 documents.

➡️ Document supplémentaire: 8 € / document

Le périmètre de l’intervention est défini en fonction des documents effectivement transmis par l’entreprise.

Le Legal Memory Check Essential ne constitue ni un audit juridique exhaustif, ni une vérification physique des archives de l’entreprise. Il s’agit d’une analyse documentaire ciblée, réalisée à distance, sur la base des informations et pièces communiquées.

🟧 YOUR NEXT STEP

ÉTAPE 1 : Vérifier que votre situation est comparable à celle de HELIOS MEDICAL AFRICA

Vous vous reconnaissez dans la situation présentée dans THE CASE — HELIOS MEDICAL AFRICA :

« Nous avons les archives. Mais savons-nous exactement ce qu’elles contiennent ? »

Si votre entreprise dispose d’une documentation juridique constituée au fil du temps, mais que son état, son exhaustivité ou sa traçabilité restent difficiles à apprécier, le Legal Memory Check Essential peut être adapté à votre situation.

ÉTAPE 2: Échanger avec un conseiller

Si vous souhaitez confirmer l’adéquation du Check à votre situation ou préciser son périmètre, nos conseillers peuvent vous accompagner dans cette première appréciation.

ÉTAPE 3: Confirmer votre Legal Memory Check

Validez votre intervention en procédant au règlement en ligne.

Le Legal Memory Check Essential comprend l’analyse de jusqu’à 25 documents.

Au-delà de ce périmètre, chaque document supplémentaire est facturé 8 € HT.

ÉTAPE 4: Recevoir votre dossier de préparation

À confirmation de votre intervention, VAY vous adresse les éléments nécessaires à la constitution de votre dossier : questionnaire documentaire et modalités sécurisées de transmission des pièces.

ÉTAPE 5: Transmettre votre dossier

Complétez le questionnaire et transmettez les documents sélectionnés pour l’analyse.

À réception, VAY procède à l’examen de votre dossier à distance et établit votre Legal Memory Check Report, présentant de manière structurée les documents identifiés, les éléments non retrouvés, les points à clarifier et les principales zones d’attention.