GOVERNANCE TOOLS

Des outils professionnels pour faire vivre la gouvernance

Professional tools to make governance work.

Une gouvernance efficace ne repose pas uniquement sur des principes, des règles ou des recommandations. Elle nécessite des outils permettant de documenter les décisions, structurer les responsabilités, suivre les actions et préserver l’information essentielle.

VAY Governance Tools rassemble une gamme d’outils professionnels conçus pour accompagner les dirigeants, les organes sociaux et les équipes dans la gestion quotidienne de leur gouvernance.

Chaque outil peut être sélectionné selon la structure, les besoins et le niveau de maturité de l’organisation.

The right tool for the right governance need.

OUR GOVERNANCE TOOL FAMILIES

5 Tools

GOVERNANCE REGISTERS

Document governance decisions, meetings and events.

Documenter les décisions, réunions et événements de gouvernance.

Les Governance Registers permettent de structurer et de conserver les informations relatives au fonctionnement des organes sociaux et à la vie juridique de l’entreprise.

PRESENTATION

Ils peuvent notamment comprendre :

-Registre des Assemblées Générales Ordinaires
-Registre des Assemblées Générales Extraordinaires
-Registre des Assemblées Générales Spéciales
Registre des décisions de l'associé unique
-Registre des décisions de l'actionnaire unique
-Registre des réunions du Conseil d'administration
-Registre des réunions des comités

CONTENU

Selon la juridiction et la forme sociale, certains registres peuvent être soumis à des exigences ou formalités particulières.

GOVERNANCE BOOKS

Construire et préserver la mémoire de l'organisation.

Build and preserve the organization’s governance memory.

Les Governance Books permettent de rassembler et de structurer dans le temps les informations essentielles à la compréhension de l’organisation, de ses décisions et de ses évolutions.

EXECUTIVE GOVERNANCE BOOK

Pouvoirs, responsabilités, délégations et principales décisions relatives aux dirigeants et mandataires sociaux.

STRATEGIC GOVERNANCE BOOK

Grandes orientations, décisions structurantes et principales étapes de l'évolution stratégique de l'entreprise

LEGAL MEMORY BOOK

Mémoire structurée de l'histoire juridique de l'entreprise, de ses transformations et de ses principales opérations.

Governance Books can become part of a broader Legal Memory framework.

Ces documents sont conçus en fonction de la structure, des responsabilités concernées et du cadre juridique applicable.

GOVERNANCE CODES & CHARTERS

Définir les principes, responsabilités et standards de conduite.

Define governance principles, responsibilities and standards of conduct.

Les Governance Codes & Charters permettent de formaliser les principes et règles destinés à encadrer le comportement des acteurs de la gouvernance.

Ils peuvent notamment comprendre :

Board Code of Conduct

Code de conduite du conseil.

Executive & Director Code of Conduct

Règles de conduite des dirigeants et mandataires sociaux.

Committee Code of Conduct

Principes applicables aux membres des comités.

Shareholders' / Partners' Ethics Charter

Charte éthique destinée aux associés ou partenaires.

Other Governance Charters

Chartes ou référentiels adaptés à l'organisation.

GOVERNANCE TRACKERS

Track obligations, deadlines and actions that require ongoing attention.

Suivre les obligations, échéances et actions qui nécessitent une attention continue.

Une gouvernance efficace suppose de savoir ce qui doit être fait, par qui et à quel moment.

Les Governance Trackers permettent de structurer le suivi des obligations et actions importantes.

Ils peuvent notamment comprendre :

CONTRACTUAL OBLIGATIONS TRACKER

Suivi des obligations découlant des contrats et engagements identifiés.

GOVERNANCE CALENDAR

Calendrier des principales obligations et échéances de gouvernance.

DECISION TRACKER

Suivi des décisions prises et des actions qui en découlent.

LOCAL / REGIONAL / INTERNATIONAL OBLIGATIONS

Suivi d'obligations relevant de différents niveaux de réglementation ou de différents environnements juridiques.

CUSTOM TRACKERS

Outils de pilotage développés selon les besoins spécifiques de l'entreprise.

L’objectif est de réduire les oublis, améliorer la visibilité et faciliter le suivi des responsabilités.

Ces outils peuvent être utilisés seuls ou intégrés dans un dispositif plus global de Legal Memory.

LEGAL RECORDS & ARCHIVES

Organize the documents that form the company's legal memory.

Organiser les documents qui constituent la mémoire juridique de l’entreprise.

Les Legal Records & Archives Tools permettent de structurer l’identification, le classement et la conservation des documents juridiques essentiels.

Ils peuvent notamment comprendre :

CORPORATE ACTS REGISTER

Registre des actes juridiques de l'entreprise.

LEGAL DOCUMENTS INDEX

Index structuré des principaux documents juridiques.

LEGAL ARCHIVES REGISTER

Suivi des archives juridiques.

MINUTES INDEX

Index des procès-verbaux.

LEGAL ACTS TRACKER

Suivi des actes et événements juridiques.

DOCUMENT REFERENCE TOOLS

Outils de classement, de référencement et de localisation documentaire.

VAY IDENTIFY

Chaque outil possède une identité.

Every tool has an identity.

VAY IDENTIFY: PRESENTATION

VAY IDENTIFY

Chaque VAY Governance Tool peut recevoir un identifiant unique permettant de le référencer au sein de l'écosystème Cabinet VAY.

VAY IDENTIFY: INCLUDED

VAY IDENTIFY NUMBER

Chaque outil peut être associé à un :

VAY Identification Number

Un numéro unique permettant de référencer le Tool et de faciliter son suivi ultérieur.

An identity for every governance tool.

Dans le cadre contractuel applicable, VAY peut conserver une copie numérique de référence pendant une durée déterminée. Une demande de récupération effectuée pendant cette période est incluse dans le service ; une nouvelle copie peut être générée à l’échéance selon les conditions applicables.

VAY CONNECT

Connect your Governance Tool to the VAY digital ecosystem.

Connectez votre Governance Tool à l’écosystème numérique VAY.

Pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin, VAY Connect permet d’activer l’identité numérique du Governance Tool.

L’activation peut notamment comprendre :

VAY ID

Identifiant numérique unique.

QR CODE

Code associé au Governance Tool.

DIGITAL REGISTRATION

Enregistrement numérique du Tool.

REFERENCE COPY

Conservation d'une copie numérique de référence dans l'environnement VAY.

DIGITAL FEATURES

Accès aux fonctionnalités numériques associées au service.

REFERENCE COPY

Le client conserve ses documents originaux.

LEGAL MEMORY TOOLS

Beyond the tool: preserve the legal memory

Au-delà de l’outil : préserver la mémoire juridique.

Les Legal Memory Tools répondent à une logique différente.

Ils ne servent pas seulement à faire fonctionner la gouvernance : ils permettent de préserver, sécuriser, vérifier et maintenir l’information juridique de l’entreprise dans le temps.

Ils peuvent être mobilisés seuls ou intégrés dans un dispositif plus large de Legal Memory.

TRACEABILITY

Identifier, organiser, retracer et retrouver l'information juridique.

SECURITY

Protéger et sécuriser les documents et données juridiques essentiels.

CONTINUITY

Préserver leur disponibilité lors des changements, transitions ou situations critiques.

ONGOING

Maintenir et actualiser la mémoire juridique dans le temps.

Governance Tools help the organization operate. Legal Memory Tools help preserve what the organization must remember.

A MODULAR APPROACH

Choose only what your organization needs.

Les Governance Tools et Legal Memory Tools peuvent être mobilisés selon différents niveaux d’engagement.

ONE TOOL

Pour répondre immédiatement à un besoin identifié.

A COMBINATION OF TOOLS

Pour répondre à plusieurs enjeux liés.

A SYSTEM

Pour structurer durablement la gouvernance ou la mémoire juridique de l'entreprise.

ONGOING SUPPORT

Pour maintenir le dispositif dans le temps.

L’objectif n’est pas de multiplier les outils, mais de sélectionner ceux qui répondent réellement aux enjeux de l’entreprise.

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Explorez les outils disponibles et sélectionnez ceux qui correspondent à votre organisation et à votre besoin.