GOVERNANCE OPERATIONS
Organiser et sécuriser la vie juridique de votre entreprise
Structure. Organize. Secure.
Une gouvernance efficace ne repose pas uniquement sur des décisions correctement prises. Elle doit également pouvoir fonctionner au quotidien, être organisée, documentée, suivie et régulièrement mise à jour.
Cabinet VAY accompagne les entreprises dans la mise en place et le fonctionnement des processus nécessaires à une gouvernance rigoureuse, traçable et adaptée à leur organisation.
WHAT COULD BE GOING WRONG?
Votre gouvernance est-elle réellement maîtrisée au quotidien ?
Une entreprise peut disposer de règles et de procédures adaptées tout en rencontrant des difficultés dans leur mise en œuvre.
Une gouvernance peut être juridiquement structurée sur le papier tout en restant fragile dans son fonctionnement quotidien.
Par exemple :
- les obligations corporate sont-elles identifiées et suivies ?
- les échéances importantes sont-elles anticipées ?
- les AG et CA sont-ils correctement organisés ?
- le CA est-il régulièrement évalué?
- les convocations et documents sont-ils préparés et transmis dans les délais ?
- les décisions sont-elles correctement documentées et suivies ?
- les registres et procès-verbaux sont-ils à jour et accessibles ?
- les responsabilités de chacun sont-elles clairement définies ?
- les comités disposent-ils d’un cadre de fonctionnement adapté ?
- les conventions et situations sensibles font-elles l’objet d’un suivi approprié ?
WHAT IS AT RISK?
Une organisation insuffisamment structurée peut fragiliser toute la chaîne de gouvernance.
Le risque ne réside pas uniquement dans l’existence d’une obligation, mais dans l’incapacité à démontrer qu’elle a été correctement suivie.
WHAT IF YOU DO NOTHING?
Des processus insuffisamment structurés deviennent particulièrement fragiles lorsque l'entreprise grandit ou change.
Sans organisation claire, l’entreprise peut être confrontée à :
L’objectif de Governance Operations est de rendre la gouvernance moins dépendante de l’improvisation, de la mémoire individuelle et des pratiques informelles.
HOW CAN CABINET VAY HELP?
WHAT DO WE HELP ORGANIZE?
Operation n°1
Sécuriser le respect des obligations
GOVERNANCE OPERATIONS
Sécuriser le respect des obligations
PRINCIPAL RISK
Non-conformité, échéances manquées, obligations insuffisamment suivies
OPERATIONAL AREA
Compliance
Operation n°2
Organiser les assemblées et réunions
GOVERNANCE OPERATIONS
Organiser les assemblées et réunions des organes
PRINCIPAL RISK
Irrégularités de procédure, défaut de préparation ou de documentation des décisions
OPERATIONAL AREA
Corporate Meetings
Operation n°3
Assurer le suivi des instances sociales
GOVERNANCE OPERATIONS
Assurer le suivi des instances sociales
PRINCIPAL RISK
Informations dispersées, responsabilités mal définies, décisions insuffisamment suivies
OPERATIONAL AREA
Corporate Secretariat
Operation n°4
Préserver les preuves de la vie sociale
GOVERNANCE OPERATIONS
Préserver les preuves de la vie sociale
PRINCIPAL RISK
Registres, PV ou documents sociaux incomplets, dispersés ou difficiles à retrouver
OPERATIONAL AREA
Corporate Records
Operation n°5
Structurer la composition du CA
GOVERNANCE OPERATIONS
Structurer la composition et la nomination des administrateurs
PRINCIPAL RISK
Conseil insuffisamment adapté aux besoins de l’entreprise, manque d’indépendance, conflits d’intérêts ou profils inadaptés
OPERATIONAL AREA
Board Composition & Appointment
Operation n°6
Faire fonctionner efficacement le conseil
GOVERNANCE OPERATIONS
Faire fonctionner efficacement le conseil
PRINCIPAL RISK
Dysfonctionnement du conseil, responsabilités mal définies, décisions insuffisamment préparées ou suivies
OPERATIONAL AREA
Board Governance
Operation n°7
Structurer les comités de gouvernance
GOVERNANCE OPERATIONS
Structurer les comités et processus de gouvernance
PRINCIPAL RISK
Chevauchement des responsabilités, absence de procédure claire, faible coordination
OPERATIONAL AREA
Committees & Governance Processes
Operation n°8
Encadrer les situations sensibles
GOVERNANCE OPERATIONS
Encadrer les situations sensibles
PRINCIPAL RISK
Conflits d’intérêts, conventions ou relations avec parties liées insuffisamment maîtrisés
OPERATIONAL AREA
Conflicts & Related Parties
CHOOSE THE LEVEL OF SUPPORT THAT FITS YOUR NEED
3 Niveaux
Le même besoin opérationnel peut être traité différemment selon sa nature, son niveau de complexité et le degré d’accompagnement recherché.
ESSENTIAL
Pour un besoin précis
Une intervention ciblée pour résoudre un besoin opérationnel déterminé.
Certaines interventions Essential sont disponibles directement via VAY Store.
Exemples :
- assistance à l’organisation d’une AG ou d’un CA ;
- revue ou correction d’un procès-verbal ;
- mise à jour d’un registre ;
- consultation sur une obligation ;
- mise en place d’un outil de suivi ;
- assistance ponctuelle au secrétariat d’un organe.
DIAGNOSTIC
Pour comprendre comment votre gouvernance fonctionne réellement
Une analyse structurée permettant d’étudier une problématique plus largement et d’en mesurer les principaux risques.
Une analyse structurée de vos processus et pratiques afin d’identifier :
- les points de rupture ;
- les responsabilités insuffisamment définies ;
- les obligations mal suivies ;
- les défauts de documentation ;
- les processus à améliorer ;
- les priorités d’organisation.
Livrable: Governance Operations Diagnostic
Une vision structurée du fonctionnement opérationnel de votre gouvernance, accompagnée de recommandations.
FULL ENGAGEMENT
Pour structurer et sécuriser durablement vos opérations
Une intervention complète pouvant intégrer, selon vos besoins :
- organisation des AG et CA ;
- secrétariat des instances ;
- calendrier des obligations ;
- tenue et mise à jour des registres ;
- documentation et suivi des décisions ;
- organisation des comités ;
- mise en place de procédures ;
- accompagnement des équipes ;
- suivi de la bonne exécution des dispositifs.
Livrable: Governance Operations Programme
Une organisation adaptée à votre entreprise et conçue pour fonctionner dans la durée.
ONE ISSUE
Cas Pratique — Conventions & Parties Liées
IVOIRE DISTRIBUTION SA
IVOIRE DISTRIBUTION SA
Ivoire Distribution SA est une entreprise ivoirienne en croissance qui compte plusieurs établissements et une équipe juridique et administrative répartie entre le siège et les différentes entités du groupe.
L’entreprise doit gérer de nombreuses obligations liées à sa vie sociale : formalités, renouvellements, réunions des organes, déclarations et autres échéances corporate.
THE SITUATION
THE SITUATION
Jusqu’à présent, le suivi repose principalement sur plusieurs personnes, chacune conservant ses propres fichiers et rappels.
À l’approche de la clôture annuelle, la Direction découvre que :
- certaines échéances ne sont pas centralisées ;
- plusieurs obligations sont suivies dans des fichiers différents ;
- les responsables de chaque formalité ne sont pas toujours clairement identifiés ;
- il est difficile de savoir rapidement ce qui a été réalisé, ce qui reste à faire et ce qui doit être documenté.
Le problème n’est donc pas l’absence d’obligations, mais l’absence d’un système unique permettant de savoir quoi faire, qui doit le faire, quand et avec quelle preuve.
POTENTIAL RISKS
POTENTIAL RISKS
Cette situation peut notamment créer :
Compliance Risk : Une obligation peut être oubliée ou traitée hors délai.
Responsibility Risk : Il peut être difficile de déterminer qui était responsable d’une action.
Traceability Risk : L’entreprise peut ne pas disposer d’une preuve facilement accessible de la réalisation d’une obligation.
Operational Risk : Les équipes peuvent consacrer du temps à reconstituer l’état réel des obligations.
Remediation Risk : Une régularisation peut devoir être réalisée dans l’urgence lorsqu’une anomalie est découverte.
THREE WAYS TO RESPOND
WHAT YOU GET?
Des processus plus clairs. Une gouvernance mieux suivie.
Selon le niveau d’intervention choisi :
CLEAR RESPONSIBILITIES
Savoir qui fait quoi et à quel moment.
BETTER DOCUMENTATION
Structurer les documents nécessaires à la vie sociale.
TRACEABILITY
Faciliter le suivi des décisions, obligations et processus.
CONTINUITY
Réduire la dépendance à une seule personne ou à des pratiques informelles.
MONITORING
Permettre un suivi régulier de la bonne exécution des dispositifs.
FROM OPERATIONS TO CONTINUITY?
Une gouvernance organisée est une gouvernance plus résiliente
Governance Operations peut constituer une intervention ponctuelle pour résoudre un besoin précis ou un dispositif plus durable destiné à structurer la vie juridique de l’entreprise.
Cette démarche peut être articulée avec :
GOVERNANCE ASSESSMENT
Identifier les faiblesses.
GOVERNANCE OPERATIONS
Mettre en place les dispositifs.
LEGAL MEMORY
Préserver et sécuriser la documentation.
CONTINUITY & TRANSMISSION
Anticiper les situations critiques et les évolutions futures.
WHO WE SERVE?
Échangeons sur vos enjeux de gouvernance, de mémoire juridique ou de continuité.
COMPANIES & GROUPS
Entreprises, groupes et filiales souhaitant structurer et sécuriser leur fonctionnement juridique et leurs pratiques de gouvernance.
INTERNATIONAL GROUPS & INVESTORS
Organisations souhaitant sécuriser ou harmoniser les pratiques d’une entité ou d’une filiale opérant en Afrique.
BANKS & FINANCIAL INSTITUTIONS
Institutions souhaitant mieux appréhender ou renforcer les dispositifs de gouvernance de certains clients ou partenaires.
LEGAL & PROFESSIONAL ADVISORS
Professionnels recherchant une expertise opérationnelle complémentaire pour leurs clients.
IS YOUR GOVERNANCE READY FOR THE NEXT DECISION?
Votre organisation est-elle prête à fonctionner correctement?
Votre organisation est-elle prête à fonctionner correctement lorsque la prochaine décision importante devra être prise ?
Une gouvernance efficace ne dépend pas seulement de la qualité des règles. Elle dépend de la capacité de l’organisation à les faire vivre, les documenter et les suivre au quotidien.