Compliance Barometer Diagnostic

THE CASE

GROUPE KOFFI

 

Le Groupe Koffi s’est développé rapidement.

Il compte désormais plusieurs entités, plusieurs dirigeants et une équipe juridique répartie entre différents services.

Chaque équipe suit une partie des obligations :

-le juridique suit certaines obligations corporate ;

-la direction financière suit certaines échéances ;

-les responsables opérationnels suivent certains engagements contractuels ;

-le secrétariat juridique conserve les documents relatifs aux organes sociaux.

Le système fonctionne globalement.

Mais lorsqu’un membre de la direction demande :

« Quelles sont nos principales obligations dans les trois prochains mois, qui en est responsable et quels sujets nécessitent une attention particulière ? »

Personne ne dispose d’une réponse consolidée.

La direction souhaite donc obtenir une vision globale et structurée, sans lancer immédiatement un programme complet de conformité.

THE GOVERNANCE PRINCIPLE

Compliance is not only about knowing the rules. It is also about organizing their follow-up.

Une organisation peut connaître ses obligations sans disposer d’un système permettant de les suivre efficacement.

Une vision opérationnelle suppose notamment de pouvoir relier : OBLIGATION avec…

→ RESPONSABLE

→ ÉCHÉANCE

→ STATUT

→ ACTION

→ PRIORITÉ

Le sujet n’est donc pas simplement de dresser une liste d’obligations.

Il s’agit de rendre leur suivi visible, compréhensible et exploitable.

Le périmètre de l’analyse dépend de la structure de l’entreprise, de ses activités, de ses engagements et du cadre applicable.

 

THE VAY APPROACH

From scattered obligations to a structured compliance view.

Cabinet VAY examine le périmètre défini et construit une vision structurée des obligations concernées.

01 — IDENTIFY

Identifier les obligations et engagements entrant dans le périmètre de l’analyse.

02 — MAP

Relier les obligations aux échéances, responsabilités et éléments de suivi disponibles.

03 — ASSESS

Examiner le niveau de suivi existant et les éventuelles zones d’incertitude ou de fragilité.

04 — PRIORITIZE

Faire ressortir les obligations ou situations nécessitant une attention particulière.

05 — REPORT

Restituer une vision structurée permettant à la direction de comprendre la situation et les prochaines actions à envisager

WHAT CAN THE BAROMETER COVER?

A structured view across the obligations that matter.

Selon le périmètre défini, le Compliance Barometer peut notamment examiner :

CORPORATE OBLIGATIONS: Obligations liées à la vie sociale, aux organes et aux opérations corporate.

CONTRACTUAL OBLIGATIONS: Engagements contractuels nécessitant un suivi ou une action à échéance déterminée.

DEADLINES: Échéances identifiées et niveau de préparation ou de suivi associé.

RESPONSIBILITIES: Personnes ou fonctions en charge du suivi des obligations concernées.

STATUS: État du suivi disponible au moment de l’analyse.

PRIORITIES: Identification des sujets nécessitant une attention particulière

WHAT GROUPE KOFFI RECEIVES

THE COMPLIANCE BAROMETER

L’intervention donne lieu à une restitution structurée permettant notamment de visualiser :

KEY OBLIGATIONS: Les principales obligations identifiées.

RESPONSIBILITIES: Les responsabilités associées lorsqu’elles peuvent être déterminées.

DEADLINES:   Les échéances pertinentes.

FOLLOW-UP STATUS: Le niveau de suivi observé.

POINTS OF ATTENTION: Les éléments nécessitant une vigilance particulière.

PRIORITIES: Les actions ou sujets à traiter en priorité.

Selon le périmètre, ces éléments peuvent notamment être structurés dans un Obligations Register ou un outil de suivi adapté.

 

WHAT IT ENABLES

What changes for Groupe Koffi?

Avant :

Obligations réparties entre plusieurs personnes

Suivi fragmenté

Échéances difficiles à consolider

Responsabilités parfois peu visibles

Priorités difficiles à hiérarchiser

Après :

Une vision consolidée des obligations analysées

Une meilleure visibilité sur les échéances

Une identification plus claire des responsabilités

Des points d’attention structurés

Une hiérarchisation des priorités

Le Barometer ne cherche donc pas simplement à produire une nouvelle liste.

Il transforme une information dispersée en une vision exploitable pour le management.

 

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION …

When a barometer is not enough.

Le Compliance Barometer est un diagnostic structuré du suivi des obligations sur un périmètre défini.

Il ne constitue pas, à lui seul :

✔️un audit exhaustif de conformité ;

✔️une certification de conformité de l’entreprise ;

✔️une garantie qu’aucune obligation n’a été omise hors du périmètre analysé ;

✔️un système permanent de monitoring ;

✔️une mise en conformité complète des situations identifiées.

Lorsque l’organisation doit désormais construire le système de suivi lui-même, une intervention plus approfondie peut être nécessaire.

🟧 WHAT ELSE COULD MATTER?

The Barometer may reveal a need for a broader system.

Dans le cas du Groupe Koffi, l’analyse peut faire apparaître plusieurs suites possibles.

☑️ CORPORATE RECORDS UPDATE

Lorsque certaines obligations ou opérations identifiées nécessitent d’abord une mise à jour documentaire.

☑️ CORPORATE REGISTERS REVIEW

Lorsque le suivi fait apparaître des lacunes ou incohérences dans les registres.

☑️ GOVERNANCE OPERATIONS PROGRAMME

Lorsque les difficultés ne concernent plus seulement les obligations mais l’ensemble de l’organisation opérationnelle de la gouvernance.

☑️ GOVERNANCE COMPLIANCE & MONITORING SYSTEM

Lorsque l’entreprise souhaite transformer le diagnostic en dispositif permanent de suivi.

🟧 FROM BAROMETER TO MONITORING

Understand first. Then build the system.

Le Compliance Barometer peut constituer une première étape :

IDENTIFY

Comprendre les obligations concernées.

↓

ASSESS

Évaluer leur suivi actuel.

↓

PRIORITIZE

Déterminer les points d’attention.

↓

STRUCTURE

Définir les actions et responsabilités nécessaires.

↓

MONITOR

Mettre en place un dispositif de suivi continu.

La logique de Governance Operations repose justement sur cette continuité : identifier les exigences, attribuer les responsabilités, structurer les processus, documenter et assurer le monitoring.

🔵 THE VAY DIFFERENCE

A barometer, not another compliance checklist.

Une checklist indique généralement ce qui doit être vérifié.

Le Compliance Barometer cherche à aller plus loin en rapprochant les obligations de leur responsable, échéance, statut et priorité.

Il permet ainsi à la direction de passer de :

“What are our obligations?”

à :

“What requires our attention now?”

 

🟦 THE INVESTMENT

A diagnostic with a defined scope.

Le Compliance Barometer est une intervention dont le périmètre est défini en fonction de la structure et des besoins de l’entreprise.

Les honoraires sont notamment déterminés au regard :

• du nombre d’entités concernées ;
• du périmètre des obligations à analyser ;
• des catégories d’obligations concernées ;
• du volume d’informations et de documents mis à disposition ;
• du nombre d’interlocuteurs ou de responsables concernés ;
• du niveau de profondeur attendu du diagnostic.

➡️ COMPLIANCE BAROMETER: à  partir de 590 € HT

The applicable fee is confirmed following an initial assessment of the scope.

➡️ REQUEST THE BAROMETER: DISCUSS YOUR SCOPE 

🟦 YOUR NEXT STEP

Get a clearer view of what requires attention.

ÉTAPE 1 — Vérifiez que le Compliance Barometer correspond à votre situation

Vous souhaitez obtenir une vision structurée des obligations de votre entreprise, de leur suivi, de leurs échéances et des responsabilités associées.

Si votre situation correspond au cas présenté dans THE CASE, le Compliance Barometer peut constituer le point de départ approprié.

ÉTAPE 2 — Définissez votre périmètre avec VAY

Le périmètre du diagnostic peut varier selon votre structure.

Prenez rendez-vous avec un conseiller VAY afin de préciser les entités, domaines d’obligations et éléments que vous souhaitez intégrer au Barometer.

À l’issue de cet échange, VAY vous confirme le périmètre envisagé et les honoraires correspondants.

ÉTAPE 3 — Recevez votre proposition

VAY vous adresse une proposition définissant le périmètre du Compliance Barometer, les modalités de l’intervention et les honoraires applicables.

À partir de 590 € HT.

ÉTAPE 4 — Confirmez votre intervention

Après validation de la proposition et règlement des honoraires, votre Compliance Barometer est officiellement confirmé.

Vous recevez un e-mail de confirmation ainsi que les instructions nécessaires à la préparation du dossier.

ÉTAPE 5 — Mise en œuvre de votre intervention

VAY vous indique les informations et documents nécessaires à l’analyse.