Corporate Records Update Essential

THE CASE

SA BRAZA

The company has its records. They are just not in order.

La SA Braza exerce depuis plusieurs années.

Au cours de cette période, la société a connu plusieurs changements : un changement de dirigeants, une évolution de son organisation, plusieurs réunions de Conseil et plusieurs opérations ayant fait évoluer ses documents corporate.

Lorsque la nouvelle direction prend ses fonctions, elle constate que :

• certains documents sont anciens ;
• plusieurs documents n’ont pas été actualisés ;
• certains éléments sont conservés séparément ;
• les versions disponibles ne sont pas toujours homogènes ;
• certains registres sociaux doivent être complétés ou réorganisés.

La direction ne souhaite pas, à ce stade, engager une revue complète de sa gouvernance ou reconstruire l’intégralité de son histoire juridique.

Elle souhaite remettre les registres concernés en ordre et régulariser ce qui doit l’être.

THE GOVERNANCE PRINCIPLE

Corporate records should reflect the company they document.

Les documents corporate ne sont pas figés.

Ils doivent pouvoir suivre l’évolution de l’entreprise, de ses organes, de ses décisions et de son organisation.

Avec le temps, des écarts peuvent apparaître entre :

la situation actuelle de l’entreprise
et
la manière dont elle est documentée dans ses registres.

L’enjeu est donc de pouvoir identifier les documents concernés, déterminer ce qui doit être actualisé ou complété et remettre le dispositif documentaire en cohérence avec la situation de l’organisation.

Le périmètre et les éventuelles formalités dépendent notamment de la forme sociale, de la juridiction et de la nature des documents concernés.

 

THE VAY SOLUTION

Bring your corporate records back into order.

Pour la SA Braza, Cabinet VAY intervient sur un périmètre documentaire et corporate défini avec l’entreprise.

01 — REVIEW

Examiner les documents corporate concernés afin d’identifier les éléments nécessitant une intervention.

02 — IDENTIFY

Identifier les documents incomplets, obsolètes, incohérents ou ne reflétant plus correctement les opérations et décisions intervenues.

03 — UPDATE

Mettre à jour ou compléter les documents entrant dans le périmètre de l’intervention, notamment les procès-verbaux, actes et autres documents corporate concernés.

04 — REGULARIZE

Lorsque cela relève du périmètre convenu, procéder aux actions nécessaires à la régularisation documentaire et à la mise en cohérence des éléments concernés.

05 — RECORD & ORGANIZE

Mettre à jour les registres sociaux existants et organiser les documents et records concernés afin d’assurer une meilleure continuité et une utilisation plus fiable du dossier corporate.

L’objectif n’est pas de modifier l’histoire de l’entreprise.

Il est de faire en sorte que ses documents corporate reflètent aussi fidèlement que possible les opérations et décisions qu’ils sont destinés à documenter.

WHAT CAN BE UPDATED?

A focused corporate records intervention.

Selon la situation de l’entreprise, l’intervention peut concerner notamment :

CORPORATE REGISTERS: Registres nécessitant une mise à jour, une complétion ou une réorganisation.

CORPORATE DECISIONS: Documents relatifs aux décisions des organes sociaux.

BOARD RECORDS: Documents et registres liés au fonctionnement du Conseil.

SHAREHOLDER RECORDS: Documents relatifs aux associés ou actionnaires lorsque leur mise à jour relève du périmètre défini.

POWERS & DELEGATIONS: Documents relatifs aux pouvoirs et délégations nécessitant une actualisation ou une remise en cohérence.

OTHER CORPORATE RECORDS: Autres documents corporate identifiés lors du cadrage.

WHAT SA BRAZA RECEIVES

THE UPDATED CORPORATE RECORDS

Selon la nature de l’intervention, SA Braza peut recevoir :

Updated Records: Les documents et registres sociaux mis à jour.

Completed Records: Les éléments complétés dans le périmètre convenu.

Regularized Documents: Les documents ayant fait l’objet des actions de régularisation prévues.

Organized Corporate Records: Une organisation documentaire plus cohérente des éléments traités.

Update Summary: Une synthèse des principales actions réalisées et des points restant éventuellement à traiter.

Le contenu exact du livrable dépend de la nature des documents et registres concernés.

WHAT IT ENABLES

What changes for SA Braza?

Avant :

Documents anciens
Informations dispersées
Registres sociaux incomplets
Versions hétérogènes

Après :

Des documents mis à jour

Des registres complétés lorsque nécessaire

Une documentation plus cohérente

Une meilleure visibilité sur les éléments traités

Un dispositif plus facilement exploitable par la direction et les équipes concernées

Le bénéfice recherché est simple :

Remettre les Corporate Records en cohérence avec la réalité actuelle de l’organisation.

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION …

When an update is not enough.

Corporate Records Update est adapté lorsqu’un ensemble identifié de documents doit être actualisé, complété ou régularisé.

Cette solution n’est pas, à elle seule :

✔️un audit global de la gouvernance ;

✔️une revue exhaustive de tous les documents juridiques de l’entreprise ;

✔️une reconstruction complète de sa mémoire juridique ;

✔️une évaluation de l’efficacité du Conseil d’administration ;

✔️un système permanent de conservation et de sécurité documentaire.

Lorsque l’entreprise ne sait plus précisément quels documents existent, où ils se trouvent ou comment reconstituer son historique juridique, une solution Legal Memory peut être plus appropriée.

🟧 WHAT ELSE COULD MATTER?

Updating the records may reveal a broader need.

Dans le cas de la SA Braza, la mise à jour des documents et des registres sociaux peut faire apparaître d’autres besoins.

CORPORATE REGISTERS REVIEW

Lorsque l’entreprise souhaite examiner plus largement la complétude et la cohérence de ses registres avant de procéder aux mises à jour nécessaires.

SOCIAL & GOVERNANCE REGISTERS

Lorsque certains registres doivent être créés ou mis en place en complément de ceux qui existent déjà.

LEGAL DOCUMENTS REVIEW

Lorsque l’entreprise souhaite également faire relire ou corriger certains documents juridiques.

LEGAL MEMORY DIAGNOSTIC

Lorsque les difficultés rencontrées dépassent les documents actuellement identifiés et révèlent un problème plus large de mémoire juridique.

LEGAL MEMORY SYSTEM

Lorsque l’organisation souhaite aller au-delà de la mise à jour ponctuelle et construire un véritable dispositif de traçabilité et d’organisation de sa mémoire juridique.

🟧 THE VAY DIFFERENCE

Update the records. Preserve the logic.

Une mise à jour documentaire efficace ne consiste pas simplement à remplacer une date ou modifier un nom.

Elle suppose de comprendre pourquoi le document doit être actualisé, quels éléments doivent être cohérents avec lui et quelles conséquences documentaires peuvent en découler.

Cabinet VAY intervient ainsi dans une logique de :

Review → Update → Regularize → Organize

avec un périmètre défini en fonction de la situation de l’entreprise.

🔵 THE INVESTMENT

A defined intervention for a defined records scope.

Le Corporate Records Update est une intervention dont le périmètre est défini en fonction de l’état des documents et registres concernés et des actions nécessaires à leur mise en ordre.

Les honoraires sont notamment déterminés au regard :

• du nombre et du type de documents concernés ;
• de l’état des documents et registres existants ;
• du niveau de mise à jour ou de complétion requis ;
• des éventuelles actions de régularisation à réaliser ;
• du niveau d’intervention nécessaire pour remettre les records en cohérence.

➡️ CORPORATE RECORDS UPDATE: à partir de 400 € HT

Base d’intervention : 1 journée

The applicable fee is confirmed following an assessment of the records and scope concerned.

Lorsque le périmètre nécessite plusieurs journées d’intervention, celles-ci sont définies et validées avec l’entreprise avant le commencement des travaux.

Les éventuels frais externes liés aux formalités ou interventions de tiers ne sont pas inclus dans les honoraires VAY, sauf stipulation contraire.

➡️ SELECT THIS SOLUTION AND DISCUSS WITH CABINET VAY

🔵 YOUR NEXT STEP

Bring your corporate records back into order.

ÉTAPE 1 — Présentez votre situation

Identifiez les documents, procès-verbaux, registres sociaux ou autres records concernés et indiquez les principales difficultés rencontrées.

ÉTAPE 2 — Échangez avec VAY sur votre dossier

Prenez rendez-vous avec un conseiller VAY afin de présenter la situation et de préciser le périmètre des records concernés.

ÉTAPE 3 — Définissez l’intervention

VAY examine le périmètre communiqué et détermine les documents, registres et actions à intégrer à l’intervention.

Les modalités d’intervention et les honoraires correspondants vous sont ensuite proposés.

ÉTAPE 4 — Confirmez votre intervention

Après validation du périmètre et des conditions d’intervention, votre Corporate Records Update est confirmé.

Vous recevez les instructions nécessaires à la préparation du dossier.

ÉTAPE 5 — Remettez vos records en ordre avec VAY

VAY réalise les actions convenues : mise à jour, complétion, mise en cohérence et, lorsque cela relève du périmètre défini, régularisation des documents et registres concernés.

À l’issue de l’intervention, les éléments traités vous sont remis dans leur état mis à jour et organisé.