Governance Compliance & Monitoring System

THE CASE

GROUPE ORION

The company has obligations, but no consolidated compliance view.

Le Groupe Orion s’est développé au cours des dernières années et compte désormais plusieurs sociétés, plusieurs fonctions internes et un nombre croissant d’obligations à suivre.

Chaque équipe suit une partie de ses échéances.

La direction juridique conserve certaines informations, les équipes corporate suivent les obligations liées aux sociétés, les équipes financières disposent de leurs propres calendriers et certains engagements contractuels sont suivis directement par les responsables opérationnels.

Les obligations sont donc bien connues individuellement, mais elles ne sont pas toujours cartographiées dans un même système.

Il devient difficile pour la direction d’identifier rapidement les obligations à venir, leur fréquence, les responsables désignés, les échéances dépassées ou les situations nécessitant une action.

Certaines échéances sont suivies dans des calendriers, d’autres dans des tableaux ou des outils internes, tandis que certaines reposent encore sur des rappels individuels.

À mesure que l’organisation grandit, le risque n’est plus seulement de manquer une échéance.

C’est de ne pas disposer d’une vision suffisamment structurée pour savoir ce qui doit être fait, par qui, quand et dans quel état.

La direction souhaite désormais disposer d’un dispositif permettant de recenser, organiser, attribuer, planifier et suivre les principales obligations de l’organisation.

Elle ne cherche pas simplement à établir une nouvelle liste d’obligations.

Elle souhaite mettre en place un système de monitoring capable de transformer ces obligations en un suivi opérationnel et durable.

THE GOVERNANCE PRINCIPLE

Une obligation connue mais non suivie reste un risque.

La conformité durable ne repose pas uniquement sur l’identification des obligations.

Elle suppose de pouvoir :

➡️ IDENTIFY:  les obligations applicables

➡️ MAP: leur origine, leur périmètre et leur périodicité

➡️ ASSIGN: les responsabilités

➡️ CALENDAR: les échéances

➡️ MONITOR: leur état

➡️ ESCALATE: les points nécessitant une action

L’enjeu est donc de transformer une information juridique dispersée en mécanisme de pilotage opérationnel

THE VAY SOLUTION

GOVERNANCE COMPLIANCE & MONITORING SYSTEM

VAY met en place une architecture de suivi permettant à l’organisation de disposer d’une vision structurée de ses obligations et de leur état d’avancement.

Notre approche peut s’articuler autour de six dimensions :

01- IDENTIFY

Identifier les principales obligations de gouvernance, corporate et, selon le périmètre convenu, certaines obligations contractuelles associées.

02- MAP

Structurer les obligations par entité, nature, fréquence, échéance et niveau de priorité.

03- ASSIGN

Déterminer les responsabilités et les rôles de suivi.

04- CALENDAR

Intégrer les échéances dans un calendrier de conformité structuré.

06- MONITOR

Mettre en place un dispositif de suivi permettant de visualiser les obligations à venir, en cours, réalisées ou nécessitant une action.

07- REPORT

Organiser la remontée des points d’attention et des situations nécessitant une décision ou une régularisation.

WHAT THE SYSTEM CAN COVER

Une vision structurée des obligations de l’organisation

Selon le périmètre retenu, le système peut notamment couvrir :

➡️ Governance & Corporate Obligations

• obligations liées à la vie sociale ;
• réunions et décisions des organes sociaux ;
• obligations documentaires et registres ;
• échéances corporate ;
• opérations nécessitant une action ou une formalisation.

➡️ Contractual Obligations

• principales obligations contractuelles nécessitant un suivi ;
• échéances ;
• renouvellements ;
• notifications ;
• obligations attribuées à certaines fonctions ou équipes.

➡️ Compliance Calendar

• calendrier des échéances ;
• périodicités ;
• alertes et points de vigilance ;
• priorités ;
• suivi de réalisation.

➡️ Responsibilities

• responsable principal ;
• fonctions contributrices ;
• niveau de validation ;
• circuit d’escalade lorsque nécessaire.

➡️ Monitoring

• statut des obligations ;
• échéances à venir ;
• retards ou points d’attention ;
• actions correctives ;
• suivi périodique.

THE CORE OF THE SYSTEM

OBLIGATIONS REGISTER

Le Obligations Register constitue l’un des éléments centraux du dispositif.

Il permet au Groupe Orion de structurer, selon le périmètre retenu, les principales informations relatives aux obligations suivies :

WHAT: Quelle obligation ?
WHY: Quelle est sa source ou son origine ?
WHO: Qui en est responsable ?
WHEN: Quelle échéance ou périodicité ?
STATUS: Où en sommes-nous ?
ACTION: Que faut-il faire ?
PRIORITY : Quel niveau d’attention ?

COMPLIANCE CALENDAR

Passer d’une liste d’obligations à un véritable pilotage des échéances.

Le calendrier permet de visualiser les obligations dans le temps et de coordonner leur réalisation.

Il peut notamment permettre au Groupe Orion de suivre :

• les échéances récurrentes ;
• les opérations ponctuelles ;
• les renouvellements ;
• les obligations à venir ;
• les actions en attente ;
• les échéances nécessitant une anticipation.

L’objectif n’est pas seulement de savoir ce qui doit être fait, mais également quand l’organisation doit commencer à s’en occuper.

RESPONSIBILITIES & MONITORING

Une obligation doit pouvoir être rattachée à un responsable.

Le système permet de clarifier la répartition des responsabilités afin d’éviter qu’une obligation ne soit connue collectivement mais assumée par personne.

Selon l’organisation, le dispositif peut préciser :

OWNER: Responsable du suivi.

CONTRIBUTORS: Personnes ou fonctions impliquées.

VALIDATOR: Autorité ou fonction devant valider l’action.

STATUS: État d’avancement.

FOLLOW-UP: Prochaine action et échéance associée.

Cette organisation permet de faire évoluer le suivi d’une logique documentaire vers une logique de responsabilité et d’action.

WHAT WE BUILD

Un système de conformité conçu pour fonctionner dans la durée

VAY peut structurer :

Governance Compliance Framework

Le périmètre et les catégories d’obligations à suivre.

Obligations Register

Le registre central des obligations retenues dans le périmètre.

Compliance Calendar

Le calendrier des échéances et périodicités.

Responsibility Framework

La répartition des responsabilités et circuits de suivi.

Monitoring Mechanism

Les règles de mise à jour, de suivi et de remontée des points d’attention.

Reporting Structure

La manière dont les informations de conformité sont consolidées et présentées aux responsables concernés.

WHAT GROUPE ORION RECEIVE

Selon le périmètre du programme, l’organisation peut notamment recevoir :

A structured Obligations Register
Une base organisée des obligations suivies.

A Compliance Calendar
Une vision temporelle des échéances et périodicités.

A Responsibility Matrix
Une répartition claire des responsabilités.

A Monitoring Framework
Un système de suivi des statuts et actions.

A Reporting Structure
Un cadre permettant de faire remonter les échéances sensibles et points d’attention.

Operating Guidance
Des règles permettant aux équipes de maintenir et actualiser le système.

WHAT IT ENABLES

Voir venir. Responsabiliser. Suivre. Agir.

Le système permet notamment de :

Réduire la dispersion de l’information
Les obligations suivies sont regroupées dans une architecture structurée.

Anticiper les échéances
Les obligations importantes peuvent être identifiées avant leur date limite.

Clarifier les responsabilités
Chaque obligation peut être rattachée à un responsable ou à une fonction.

Améliorer le suivi
L’organisation dispose d’une vision plus claire des obligations réalisées, en cours ou nécessitant une action.

Faciliter le reporting
Les points d’attention peuvent être consolidés et présentés aux responsables concernés.

Installer une capacité durable de monitoring
Le système peut être maintenu et actualisé au fil des évolutions de l’organisation.

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION IF…

Ce programme n’est pas nécessairement adapté lorsque le besoin est limité à :

Identifier les obligations à un instant donné
→ Voir Compliance Barometer

Vérifier une situation de gouvernance
→ Voir Governance Assessment

Vérifier les registres existants
→ Voir Corporate Registers Review

Mettre en ordre les documents sociaux
→ Voir Corporate Records Update

Structurer plus largement toutes les opérations de gouvernance
→ Voir Governance Operations Programme

Le Governance Compliance & Monitoring System intervient lorsque l’enjeu est de transformer le suivi de la conformité en processus durable et pilotable.

🟧 WHAT ELSE COULD MATTER?

Le système peut être complété, selon les besoins, par :

GOVERNANCE OPERATIONS PROGRAMME

Pour structurer l’ensemble des opérations de gouvernance au-delà du seul monitoring.

CORPORATE SECRETARIAT & RECORDS SYSTEM

Pour professionnaliser le secrétariat corporate, les workflows et la gestion des documents sociaux.

GOVERNANCE TOOLS

Pour déployer les trackers, registres, calendriers et autres outils nécessaires au fonctionnement quotidien.

LEGAL MEMORY

Pour organiser la traçabilité et la préservation des informations juridiques dans le temps.

CONTINUITY & TRANSMISSION

Lorsque les enjeux de conformité s’inscrivent également dans une problématique de continuité ou de transmission.

🔵 INVESTMENT

Un dispositif dimensionné à votre organisation

Le périmètre dépend notamment du nombre d’entités concernées, de la diversité des obligations, des outils déjà utilisés et du niveau de monitoring souhaité.

Honoraires : sur proposition

VAY définit le périmètre du système, ses composants et les modalités de déploiement après compréhension de votre organisation.

🔵 YOUR NEXT STEP

Ne plus simplement connaître vos obligations. Les piloter.

Un système de conformité efficace doit permettre de répondre rapidement à quatre questions :

What must be done?
Who is responsible?
When is it due?
What is the current status?

Le Governance Compliance & Monitoring System transforme ces réponses en un dispositif organisé et durable.

➡️Talk to an Advisor

➡️ votre organisation, vos obligations actuelles et votre mode de suivi. Nous déterminerons le périmètre pertinent du système.