Corporate Secretariat & Records System Full Engagement

THE CASE

GROUPE NEXA

The company has a corporate secretariat, but no consistent system.

Le Groupe Nexa s’est développé au cours des dernières années et compte désormais plusieurs sociétés, différents organes sociaux et de nombreux interlocuteurs impliqués dans la préparation et le suivi de la vie corporate.

Les réunions du Conseil, assemblées générales et réunions de comités sont régulièrement organisées.

Pourtant, le fonctionnement du secrétariat corporate repose encore largement sur les pratiques de chaque équipe et sur la connaissance des personnes en charge.

Les responsabilités ne sont pas toujours clairement définies, les circuits de préparation et de validation varient selon les opérations et les documents nécessaires à une même réunion peuvent être préparés et transmis selon des méthodes différentes.

Après les réunions, le suivi est également dispersé.

Certaines décisions font l’objet d’un suivi formalisé, tandis que d’autres actions ou échéances reposent encore sur des échanges de courriels, des tableaux internes ou des rappels individuels.

Les registres et documents sociaux sont, quant à eux, conservés selon des méthodes qui ne sont pas toujours homogènes d’une entité à l’autre.

À mesure que le groupe grandit, cette organisation devient difficile à maintenir.

La direction ne cherche pas uniquement à mieux conserver ses documents.

Elle souhaite structurer un véritable système de secrétariat corporate, capable d’organiser les responsabilités, les opérations, les documents, les registres et le suivi des décisions.

THE GOVERNANCE PRINCIPLE

Une gouvernance professionnelle repose aussi sur une organisation corporate fiable.

Le secrétariat corporate ne consiste pas uniquement à préparer des réunions ou conserver des procès-verbaux.

Il doit permettre de coordonner les opérations sociales, de structurer les responsabilités, de documenter les décisions et de maintenir une information corporate accessible et cohérente dans le temps.

La qualité d’une décision dépend aussi de la qualité de son organisation, de sa documentation et de son suivi.

THE VAY SOLUTION

CORPORATE SECRETARIAT & RECORDS SYSTEM

VAY structure un système de secrétariat corporate permettant d’organiser les responsabilités, les flux documentaires et le suivi des opérations sociales.

Notre approche peut s’articuler autour de six dimensions :

01- DEFINE
Clarifier les rôles, responsabilités et niveaux d’intervention.

02- DESIGN
Structurer les workflows du secrétariat corporate.

03- DOCUMENT
Organiser la préparation et la documentation des décisions sociales.

04- RECORD
Structurer la gestion et le suivi des registres et documents sociaux.

05- TRACK
Mettre en place les mécanismes de suivi des décisions, échéances et actions.

06- ENABLE
Permettre aux équipes concernées de maintenir le système dans la durée.

 

 

WHAT THE SYSTEM CAN COVER

Une architecture adaptée à l’organisation de l’entreprise

Selon les besoins, le système peut notamment couvrir :

➡️ Corporate Secretariat

• organisation des responsabilités du secrétariat corporate ;
• définition des rôles et circuits d’intervention ;
• workflows de préparation, validation et diffusion ;
• coordination entre direction, organes sociaux, conseil et équipes internes.

➡️ Corporate Meetings

• préparation documentaire des réunions ;
• préparation stratégique des réunions;
• coordination des documents nécessaires ;
• documentation des décisions ;
• organisation du suivi post-réunion.

➡️ Corporate Records

• organisation et suivi des registres sociaux ;
• structuration des documents sociaux ;
• indexation et référencement des documents ;
• suivi des mises à jour et régularisations.

➡️ Decision Management

• suivi des décisions prises ;
• identification des actions à réaliser ;
• responsables et échéances ;
• traçabilité du suivi.

➡️ Corporate Documentation

• structuration des dossiers sociaux ;
• règles d’organisation documentaire ;
• cohérence des documents entre eux ;
• principes de classement et d’archivage.

WHAT WE BUILD

Un véritable système de fonctionnement

L’objectif n’est pas simplement de produire ou de réorganiser des documents existants.

VAY peut construire avec le Group Nexa une architecture permettant de déterminer :

WHO: Qui intervient ?

WHEN: À quel moment ?

HOW: Selon quel workflow ?

WHAT: Avec quels documents et quelles informations ?

WHERE: Où les documents et enregistrements sont-ils conservés ?

HOW TO FOLLOW: Comment les décisions et obligations sont-elles suivies ?

Cette architecture peut être adaptée à une société unique, à un groupe ou à une organisation disposant de plusieurs niveaux de gouvernance.

WHAT GROUPE NEXA RECEIVE

Selon le périmètre retenu, l’organisation peut notamment recevoir :

Corporate Secretariat Framework

Une structure claire des rôles, responsabilités et circuits de travail.

Corporate Workflows

Des workflows structurés pour les principales opérations du secrétariat corporate.

Meeting Documentation Framework

Une organisation cohérente de la préparation et de la documentation des réunions et décisions.

Records Management Framework

Une architecture de gestion et de suivi des registres et documents sociaux.

Decision Tracking System

Un dispositif permettant de suivre les décisions, responsables, échéances et actions associées.

Corporate Documentation Structure

Une organisation documentaire adaptée au fonctionnement de l’entreprise.

Operating Guidance

Des règles et supports permettant aux équipes de faire vivre le système dans la durée.

 

WHAT IT ENABLES

Un secrétariat corporate plus structuré. Une gouvernance plus fluide.

Le système permet notamment au Groupe Nexia de :

☑️Clarifier les responsabilités: Les rôles ne reposent plus uniquement sur les habitudes ou la connaissance individuelle.

☑️Fluidifier les opérations: Les principales opérations corporate suivent des workflows identifiés.

☑️Améliorer la documentation: Les décisions et opérations sociales sont documentées de manière plus cohérente.

☑️Mieux gérer les registres: Les registres et documents sociaux sont intégrés dans une logique de suivi organisée.

☑️Renforcer la traçabilité: Les décisions, documents et actions associées sont plus facilement retrouvables.

☑️Faciliter la continuité: Le fonctionnement du secrétariat corporate peut être transmis et maintenu malgré les changements de personnes.

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION IF…

Ce programme n’est pas nécessairement adapté lorsque le besoin est limité à :

Un registre précis
→ Voir Social & Governance Registers

Une vérification des registres existants
→ Voir Corporate Registers Review

Une mise à jour ou régularisation des documents sociaux
→ Voir Corporate Records Update

Une réunion ou une opération corporate spécifique
→ Voir Corporate Meetings Support

Une évaluation globale de la gouvernance
→ Voir Governance Assessment

La préservation et la sécurisation de la mémoire juridique
→ Voir Legal Memory

Le Corporate Secretariat & Records System intervient lorsque l’enjeu est plus large : structurer le fonctionnement récurrent du secrétariat corporate et de la gestion des documents sociaux.

🟧 WHAT ELSE COULD MATTER?

La mise en place du système peut être complétée, selon le contexte, par :

GOVERNANCE OPERATIONS

Pour structurer plus largement les opérations de gouvernance de l’organisation.

GOVERNANCE TOOLS

Pour déployer les registres, trackers, livres et autres outils nécessaires au fonctionnement quotidien.

GOVERNANCE METHODS

Pour traiter une problématique spécifique de gouvernance selon une méthodologie dédiée.

LEGAL MEMORY

Pour renforcer la traçabilité, l’accessibilité et la conservation de la mémoire juridique de l’organisation.

CONTINUITY & TRANSMISSION

Lorsque l’organisation doit également préparer la continuité de son fonctionnement lors d’une transition ou d’un changement majeur.

🔵 INVESTMENT

A System Designed Around Your Organisation

Le périmètre d’intervention dépend notamment du nombre d’entités concernées, de l’organisation du secrétariat corporate, du nombre d’organes et de réunions à gérer, du niveau de structuration documentaire existant et des mécanismes de suivi à mettre en place.

L’intervention peut être conçue pour une entité unique ou pour plusieurs sociétés d’un même groupe, avec un niveau de structuration adapté à l’organisation existante.

Honoraires : sur proposition

Après échange sur votre organisation et votre fonctionnement actuel, VAY définit le périmètre du système, les travaux à réaliser et les livrables correspondants, puis établit une proposition d’intervention adaptée.

🔵 YOUR NEXT STEP

Build the system behind your corporate operations.

Un secrétariat corporate efficace ne consiste pas uniquement à préparer des réunions ou à conserver des documents.

Il repose sur un système permettant de définir les responsabilités, organiser les workflows, documenter les opérations, structurer les records et assurer le suivi des décisions et des échéances.

Talk to an Advisor

Présentez-nous votre organisation, votre fonctionnement actuel et les opérations que vous souhaitez structurer.

VAY déterminera avec vous le périmètre pertinent du Corporate Secretariat & Records System et les modalités de sa mise en place.