Social & Governance Registers Essential

THE CASE

SA DIOP — THE COMPANY HAS ITS RECORDS, BUT NOT A CLEAR REGISTER SYSTEM

La SA Diop s’est développée rapidement au cours des dernières années.

La société tient régulièrement ses assemblées générales et son Conseil d’administration se réunit plusieurs fois par an. Des comités ont également été constitués et certaines délégations de pouvoirs ont été mises en place.

Pourtant, les documents sont aujourd’hui dispersés entre plusieurs responsables.

Certains registres sont conservés séparément, d’autres n’ont pas été mis à jour de manière homogène et la direction n’a pas de vision claire des registres qu’elle devrait utiliser pour structurer ses opérations de gouvernance.

La nouvelle direction souhaite remettre le dispositif en ordre.

Elle ne cherche pas à lancer un audit complet de la gouvernance.
Elle souhaite d’abord mettre en place les bons registres.

 

THE GOVERNANCE PRINCIPLE

Governance must also be documented.

Les registres participent à l’organisation et à la conservation des informations relatives au fonctionnement des organes sociaux et à la vie juridique de l’entreprise.

Le besoin n’est pas nécessairement de multiplier les documents.

Il consiste à identifier les registres pertinents pour l’organisation, puis à les structurer de manière cohérente.

La gamme VAY peut notamment comprendre, selon la forme sociale et la juridiction concernées :

➡️General Meeting Registers: Assemblées générales ordinaires, extraordinaires ou spéciales.

➡️Sole Shareholder Decision Registers: Décisions de l’associé unique ou de l’actionnaire unique, lorsque pertinent.

➡️Board Meeting Register: Réunions du Conseil d’administration.

➡️Committee Meeting Register: Réunions des comités.

➡️Attendance Registers: Présences aux assemblées, au Conseil ou aux comités.

➡️Powers & Delegations Register: Délégations de pouvoirs.

➡️Share Movement Register: Mouvements de titres.

Certains de ces outils peuvent être soumis à des exigences ou formalités particulières selon la juridiction et la forme sociale.

THE VAY SOLUTION

A register system adapted to your corporate structure.

Pour la SA Diop, Cabinet VAY ne commence pas par proposer tous les registres disponibles.

La démarche consiste d’abord à déterminer ce qui est réellement pertinent pour la société.

01 — IDENTIFY

Identifier les organes, opérations et besoins de documentation concernés.

02 — SELECT

Sélectionner les registres pertinents au regard de la structure de l’entreprise et du besoin identifié.

03 — STRUCTURE

Organiser les registres de manière cohérente et exploitable.

04 — DEPLOY

Mettre les registres retenus à disposition pour leur utilisation par l’organisation.

L’objectif n’est pas d’ajouter des outils. L’objectif est de disposer des bons outils au bon endroit.

WHAT SA DIOP MAY NEED

Dans le cas de la SA Diop, le dispositif pourrait notamment comprendre :

General Meeting Register: Pour structurer les opérations relatives aux assemblées générales.

Board Meeting Register: Pour les réunions et décisions du Conseil d’administration.

Committee Meeting Register: Si les comités de gouvernance de la société nécessitent leur propre documentation.

Attendance Registers: Pour documenter les présences aux différentes réunions concernées.

Powers & Delegations Register: Pour organiser le suivi des délégations de pouvoirs.

Share Movement Register: Lorsque les opérations sur titres justifient l’utilisation de cet outil.

La sélection finale dépend de la structure, des besoins et du cadre applicable.

 

WHAT IT ENABLES

What changes for SA Diop?

Avant :

-Registres dispersés
-Vision incomplète
-Pratiques hétérogènes
-Recherche documentaire difficile

Après la mise en place du dispositif :

Une gamme de registres clairement identifiée

Une organisation plus structurée des documents de gouvernance

Une meilleure visibilité sur les opérations concernées

Un cadre plus cohérent pour le suivi de la vie sociale

Nous mettons ainsi en place une base documentaire opérationnelle pour la gouvernance quotidienne.

THIS IS NOT THE RIGHT SOLUTION…

When a register is not enough.

Les Social & Governance Registers sont adaptés lorsqu’une organisation doit mettre en place ou structurer ses registres.

Cette solution n’est pas, à elle seule :

✔️un audit complet de la gouvernance ;

✔️une revue approfondie de l’ensemble des documents sociaux ;

✔️une reconstruction complète de la mémoire juridique de l’entreprise ;

✔️un système global de sécurité ou de conservation documentaire.

Lorsque le problème dépasse la mise en place des registres, une autre solution Cabinet VAY peut être plus appropriée.

WHAT ELSE COULD MATTER?

SA Diop may need more than registers.

Une fois les registres identifiés, d’autres besoins peuvent apparaître.

CORPORATE REGISTERS REVIEW

Lorsque l’entreprise dispose déjà de nombreux registres et souhaite vérifier leur cohérence, leur complétude ou leur actualisation.

CORPORATE RECORDS UPDATE

Lorsque certains documents ou registres existants doivent être mis à jour, complétés ou réorganisés.

GOVERNANCE TRACEABILITY

Lorsque l’enjeu dépasse les registres eux-mêmes et concerne la capacité à retrouver et suivre les décisions importantes dans le temps.

LEGAL MEMORY

Lorsque l’entreprise doit préserver plus largement son histoire et son information juridique.

🟠 THE INVESTMENT

A targeted governance solution, with two relevant registers included.

Le Social & Governance Registers — Essential comprend une analyse ciblée de votre situation afin d’identifier les registres pertinents pour votre organisation.

270€ 

Ce tarif comprend l’analyse ciblée + la sélection des registres + deux registres de gouvernance.

➡️ Additional registers
Votre organisation a besoin d’autres registres ?
Les registres supplémentaires peuvent être sélectionnés et acquis séparément dans notre gamme Governance Tools. Explore Governance Tools, ici

🔵 VAY IDENTIFY & VAY CONNECT

Every register has an identity.

Chaque registre livré dans le cadre de cette solution est associé à un VAY Identification Number — VAY IDENTIFY.

Cet identifiant permet de référencer le registre au sein de l’écosystème VAY et de faciliter son identification et sa traçabilité.

Lorsque le service est activé, le VAY CONNECT permet de relier cet identifiant à l’environnement VAY correspondant, afin de faciliter le référencement, le suivi et la récupération des informations associées au registre. → Connect the document to its VAY reference environment.

🟦 A NOTE ON LEGAL REQUIREMENTS

Les Governance Registers sont conçus en fonction de la structure et des besoins de l’organisation.

Certaines exigences peuvent varier selon la forme sociale, la juridiction et la nature du registre concerné.

La sélection d’un VAY Governance Tool ne se substitue donc pas aux formalités légalement requises lorsque celles-ci sont applicables.

🟧 YOUR NEXT STEP

ÉTAPE 1 — VÉRIFIER

Vérifiez que votre situation est similaire à celle présentée dans le cas pratique de la SA Diop.

ÉTAPE 2 — VALIDER

Si votre situation est similaire, passez à l’étape 3.

Vous avez encore un doute sur l’adéquation de cette solution à votre situation ?
Prenez rendez-vous avec l’un de nos conseillers en cliquant ici.

ÉTAPE 3 — RÉSERVER

Comme le dirigeant de SA Diop, passez à l’action et réservez votre solution VAY en procédant au paiement en ligne ci-dessous.

ÉTAPE 4 — CONFIRMATION

Vous recevrez un e-mail confirmant votre réservation et les prochaines étapes.

ÉTAPE 5 — PLANIFICATION

Un conseiller VAY vous contactera afin de planifier avec vous un calendrier d’intervention adapté à votre structure et à votre situation